De kracht van vergaderen is groot. Vergaderingen hoeven niet saai te zijn, juist integendeel! Meetings kunnen zinvol, leuk, snel en leerzaam zijn. Ook kunnen ze leiden tot goede eindresultaten. Om effectief te kunnen vergaderen moet iedereen met dezelfde bedoelingen deelnemen aan de bijeenkomst. Om dit te realiseren kan je je houden aan drie simpele stappen:
Voorafgaand aan een meeting
Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën en informatie uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. Voordat je een meeting ingaat moet je je afvragen met welke reden je deelneemt. Ook informeer je andere deelnemers over eventuele voorbereiding die gedaan moet geworden. Denk bijvoorbeeld aan het meenemen van je laptop of pen en papier.
Tijdens de meeting
Er moeten vijf dingen duidelijk worden tijdens het vergaderen. Allereest moet duidelijk zijn wat we gaan bespreken. Ten tweede moet er een tijdsindicatie gegeven worden, zodat de deelnemers zich hierop kunnen voorbereiden. Verder is het belangrijk dat er een persoon aangewezen wordt die de vergadering gaat loggen en dat de vergadering een samenvatting krijgt als afsluiting. De laatste stap is het plannen van een vervolgvergadering.
Na afloop van de meeting
Wanneer de vergadering afgelopen is moet je aan de slag met de verkregen informatie. Verwerk de afgesproken werkzaamheden. Moet er bijvoorbeeld met iemand contact opgenomen worden? Mail of bel deze persoon dan direct. Kreeg je feedback tijdens de vergadering over je gemaakte werk? Verbeter dit!
Door het aanhouden van deze drie stappen haal je de meeste efficiëntie uit vergaderingen. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om veel van elkaar te leren en kun je gezamenlijk blijven ontwikkelen!
