Hoe een interactieve discovery sessie bij MPI Nederland in één ochtend meer inzicht opleverde dan weken aan interviews.

Te gast bij de board retreat van MPI Nederland

Afgelopen maandag waren Stan, Ramon en Milan te gast bij de 2026 board retreat van MPI Nederland. Een prachtige locatie, een gemotiveerd team en één duidelijk doel: alle processen van de organisatie in kaart brengen als fundament voor nieuwe software waarin MPI al haar processen – en die van haar leden – kwijt kan.

Normaal gesproken is zo’n inventarisatie een traject van weken. Interviews, documenten opvragen, aannames toetsen, terugkoppelen, bijstellen. Gedegen, maar tijdrovend. Deze keer pakten we het anders aan: met onze eigen Discovery applicatie.

De aanpak: de organisatie zelf aan het werk

In plaats van dat wij als buitenstaanders processen proberen te reconstrueren, draaiden we het om. Het team van MPI werd ingedeeld in commissies, elk verantwoordelijk voor hun eigen werkgebied. Iedere commissie legde in de Discovery applicatie stap voor stap hun eigen processen bloot en werkte deze volledig in detail uit.

Het grote voordeel: de kennis komt rechtstreeks uit de organisatie zelf. Niet gefilterd door een adviseur, niet gebaseerd op aannames, maar opgeschreven door de mensen die het werk elke dag doen. Van de interne organisatie tot alles wat de leden raakt.

Het resultaat: 46 processen, 148 automatiseringskansen

In twee uur tijd stond alles op papier:

• 46 processen haarfijn uitgewerkt, van begin tot eind
• 148 automatiseringskansen genoteerd – plekken waar handmatig werk slimmer, sneller of volledig automatisch kan

Twee uur. Voor een inventarisatie die traditioneel weken zou kosten. En omdat iedereen tegelijk aan het werk was, ontstonden er direct waardevolle gesprekken tussen commissies over waar processen elkaar raken en waar dingen dubbel gebeuren.

En nu?

De discovery sessie is pas het begin. Op basis van alle uitgewerkte processen werken wij nu aan een verbetervoorstel. Het mooie: de commissies kunnen dit voorstel straks in dezelfde omgeving reviewen. Iedereen blijft betrokken, niets wordt over het hoofd gezien, en de organisatie houdt zelf de regie over haar eigen processen.

De nieuwe standaard voor elk traject

Onze manier van inventariseren was altijd al gedegen – maar met de Discovery applicatie gaat het nu nog vlotter. En het levert direct enorm waardevolle inzichten op in je organisatie: waar processen soepel lopen, waar ruimte zit voor verbetering en waar automatisering het verschil kan maken.

Daarom is dit vanaf nu de standaard voor hoe we bij Kyano elk traject starten. Zo weten we zeker dat we bouwen wat er écht nodig is – en zie jij als organisatie precies waar je staat.

Benieuwd wat een discovery sessie voor jouw organisatie oplevert? Neem contact met ons op en we vertellen je graag meer.